Hoy en día son muchas las profesiones que te permiten tomar tu portátil y realizar tu trabajo desde cualquier parte del mundo. Un puesto que últimamente está siendo altamente demandado es el del project manager.
La traducción literal al español de project manager sería «gestor de proyectos». Y con esta definición podemos empezar a entender un poco cuáles son sus responsabilidades y su rol dentro de una organización.
Este no es un concepto moderno, pero tomó mucho auge con la llegada de la pandemia y la aceleración del teletrabajo.
Muchas empresas comenzaron en internet siendo unipersonales, pero a medida que los proyectos van creciendo y se van incorporando nuevos colaboradores aparece la necesidad de una figura que conecte a todos los miembros del equipo y ahí empieza a tomar fuerza la figura del project manager.
Entonces, ¿qué hace un project manager y por qué es un trabajo compatible con la vida nómada?
Vamos a dar respuesta a estas preguntas.
¿Qué es un project manager?
El project manager es quien se encarga de planificar y coordinar todas las etapas de un proyecto digital, velando por el cumplimiento de los objetivos, la maximización de las ganancias y la minimización de los recursos invertidos.
En otras palabras, es el responsable de guiar a un grupo que está trabajando en el mismo proyecto para asegurarse de que cumplan los objetivos de la manera más óptima posible.
Muchos emprendedores online, con el crecimiento de sus proyectos han visto como dedicaban más tiempo a la gestión de temas relacionados con el marketing, la tecnología o las redes sociales que al alma de su proyecto. De ahí la necesidad de delegar la gestión diaria de estos temas y dedicarse ellos al corazón del negocio.
Una de las quejas entre los emprendedores online, que crearon sus proyectos para dar clases de yoga, cocina u otras disciplinas, pierden más tiempo en crear reels, solucionar problemas en la web o realizar facturas que en crear contenidos para sus clientes.
De ahí surge la necesidad de delegar toda esa parte en una persona que gestione toda la infraestructura digital y poder dedicarse a lo que realmente les apasiona.
Hoy más que nunca es necesario que un project manager mantenga al grupo enfocado en sus objetivos, y que, además, pueda gestionar todos los factores externos a los que el equipo se enfrenta.
Gestor de proyectos
Gestor de proyectos es el nombre que se le da al project manager en español. Aunque la mayoría de las empresas adoptan el término en inglés, es posible que en España y Latinoamérica oigas hablar acerca del «gestor de proyectos».
Este gestor de proyectos debe ser una persona empática y dinámica. Más allá de sus destrezas al momento de encaminar un grupo hacia los objetivos comunes, este profesional debe estar preparado para lidiar y resolver conflictos que aparezcan en los distintos equipos de trabajo.
Si te estás preguntando cuál es el sueldo de un project manager, este va a depender de su nivel de experiencia y de la empresa para la que trabaje.
A rasgos generales, un gestor de proyectos con más de 3 años de experiencia puede ganar entre 25000 y 35000 euros anuales; suficiente para estar cómodamente en alguno de estos 10 lugares para vivir y trabajar online.
Project manager: Funciones
Ya he mencionado a gran escala cuáles son las funciones principales que se le exigen a un project manager dentro de una empresa. Veamos ahora de forma más detallada de qué se encarga este profesional:
- Establecer junto con el emprendedor los objetivos y metas del proyecto.
- Planificar las actividades necesarias y determinar plazos y formas para su desarrollo.
- Asignar eficientemente los recursos económicos y humanos
- Prever posibles riesgos y preparar una estrategia en caso de que se materialicen.
- Supervisar minuciosamente la ejecución de todas las tareas y corregir posibles desviaciones antes de que estas generen problemas significativos.
- Dar cierre a cada etapa, unificar el trabajo y rendir cuentas ante el emprendedor.
- Motivar al equipo y atender sus necesidades.
Como podrás notar, el project manager ejerce la función de un líder y tiene el deber de planificar, aunque también necesita estar preparado para los imprevistos.
Organización de proyectos
Ya hemos establecido que una función del project manager es dirigir y coordinar las actividades del grupo.
Pero ¿en qué se basa la organización de proyectos?
Sin ninguna duda, este es el núcleo de las labores de un project manager. Realizar una correcta organización del proyecto es vital para encaminar todo el trabajo a la consecución de los objetivos.
Para esto es necesario conocer las capacidades y aptitudes de cada miembro del equipo. Esto con el fin de asignarles actividades que estén acordes a sus destrezas.
De igual manera, cuando el project manager está organizando el proyecto debe asignar los recursos económicos necesarios a cada actividad en aras de:
- No salirse del presupuesto.
- Que todas las actividades se ejecuten con la calidad necesaria y cumpliendo los plazos establecidos.
- Asignarle a cada colaborador las herramientas que requiere para el correcto desempeño de sus funciones.
Dicho todo esto, podemos notar que las actividades de «dirigir» y «organizar» están íntimamente relacionadas.
La importancia de la organización de proyectos radica en que, si no se tienen suficientemente claros cuáles son los objetivos y cómo asignar los recursos disponibles en su consecución, el proyecto está destinado al fracaso.
Fases de un proyecto
Por lo general, los proyectos empresariales disponen de 5 fases. En cada una de ellas el project manager deberá realizar una labor específica.
Fase I: Identificación del proyecto
Cuando comenté que una de las funciones del project manager es establecer la importancia del proyecto, ese proceso se lleva a cabo en la fase de identificación.
Aquí, el objetivo es medir tanto el valor como la viabilidad del proyecto. Para esto se suelen usar estas herramientas:
- Plan de negocios: Es un documento explicativo donde se detalla la necesidad del proyecto. Debe llevar una estimación de los potenciales beneficios económicos a corto, mediano y largo plazo que representaría su ejecución.
- Estudio de viabilidad: En este punto es donde se evalúa si los objetivos del proyecto, sus plazos y costos permiten la ejecución. Lo que se busca es equilibrar los recursos que se tienen a disposición con las necesidades del proyecto, todo esto para determinar si tiene sentido o no su desarrollo.
Fase II: Planificación del proyecto
Una vez que el project manager junto con el emprendedor han determinado que el proyecto es viable, se inicia la fase de planificación.
En esta instancia es cuando el gestor de proyectos debe hacer gala de todas sus destrezas a la hora de asignar recursos y delegar responsabilidades.
Una vez que ha establecido las actividades y los plazos, su misión es elegir al colaborador más idóneo para cumplir con cada tarea.
Es muy importante que logre la aceptación por parte de todos los involucrados. Esto significa el motivarlos para que cumplan con sus labores en tiempo y forma, ya que es la única manera de alcanzar los objetivos comunes.
Otra función del Project manager durante esta fase es la de administrar a los proveedores, manejar el riesgo y planificar posibles acciones correctivas.
Durante la planificación, cada colaborador debe quedar al tanto del costo y del alcance del proyecto.
Fase III: Ejecución del proyecto
Y después de la planificación, viene la ejecución.
Esta es una fase crítica para las labores de un project manager, porque es donde se pone en marcha todo lo que previamente quedó plasmado en papel.
Aquí es cuando debe coordinar la sinergia entre los colaboradores, los recursos y las actividades a realizar, todo esto en función de mantener el presupuesto y los plazos.
La fase de ejecución se fundamenta en la gestión de tareas, en donde el project manager va mostrando el avance y todo lo relacionado con el proyecto.
Sin una correcta planificación no se puede tener una buena ejecución.
Fase IV: Seguimiento del proyecto
Aunque en teoría el seguimiento se considera la cuarta fase, la verdad es que va sucediendo a la par con la ejecución.
Seguimiento significa supervisión. En este sentido, mientras los colaboradores van ejerciendo sus tareas, el project manager tiene que ir supervisando que las estén realizando de forma correcta. De nuevo, es muy importante asegurarse de cumplir los plazos y optimizar los recursos.
Esta vigilancia continua es la que permite que el proyecto se desarrolle sin mayores contratiempos. Además, también es la base para evaluar el rendimiento de los trabajadores.
Fase V: Cierre del proyecto
Un proyecto se considera cerrado en el momento en que se han cumplido las fases establecidas y se ha logrado la consecución de los objetivos del proyecto.
Durante esta última etapa se evalúa y se documenta todo el desarrollo intentando mantener una visión crítica. De esta manera, el project manager podrá determinar cuáles fueron los aciertos y los errores cometidos; esta información tiene que utilizarla para ejecutar mejores procesos y armar mejores equipos en proyectos futuros.
Sí, la gestión de un proyecto puede parecer una tarea abrumadora. Sin embargo, la práctica y la experiencia son la principal herramienta de un project manager para navegar por todas las fases y ejecutarlas con el menor número de imprevistos posibles.
Herramientas de gestión de proyectos gratis
Como te podrás imaginar, un project manager necesita de herramientas digitales para coordinar y dirigir los proyectos.
Este tipo de herramientas permiten organizar las tareas y hacer que el flujo de trabajo sea mucho más continuo.
Es indispensable el uso de programas de gestión de proyectos para planificar y dirigir un proyecto.
Lo mejor de ellos es que te permiten trabajar desde cualquier lugar donde te encuentres, así que es importante saber cómo conseguir Internet viajando.
Si estás empezando a conocer sobre este mundillo, puedes usar estas tres herramientas gratuitas:
Trello
Trello se basa en el método Kanban, un sistema japonés para gestionar proyectos que se enfoca en el énfasis visual.
Dentro de Trello es posible crear diferentes proyectos interconectados, aunque tengan temáticas diferentes. Es altamente personalizable en cuanto a colores y temas, pero también admite imágenes y hasta GIF en las listas de tareas.
Trello está disponible en una variedad de plataformas. Puedes descargar la app en tu móvil o tablet y también usarlo desde una PC con Internet.
Con la versión gratuita vas a poder crear tableros, listas de tareas, tarjetas y usuarios.
Este es uno de los gestores de proyectores gratis más utilizados, aunque también existen algunas buenas alternativas a Trello:
Asana
Asana es un gestor de tareas con una interfaz muy agradable, que permite asignar tareas a cada miembro del equipo y hacer un seguimiento de las mismas.
Puede integrarse con otras aplicaciones por lo que la hace muy versatil
Slack
Es una plataforma para la comunicación interna del equipo y los colaboradores. dividida en distintos canales permite una comunicación fluida entre todos los integrantes
Dropbox o google drive para guardar la información del equipo en carpetas y permitir que todos los integrantes del equipo tengan acceso a la documentación.
Notion
Para mi la mejor herramienta para gestionar equipos. Permite tener en un panel la gestión de todo el negocio. Integrando la gestión de tareas y proyectos, el archivo de los documentos y bases de datos con toda la información intercomunicada dando una visión global del negocio
Una secuencia de correos a la que hemos llamado: "DÉJATE DE HOSTIAS"
Ya somos más de 7.000 personas que nos dejamos de hostias y hacemos cosas.
